Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest właściwe przechowywanie dokumentów. Osoby prowadzące działalność gospodarczą, zapominają o tym lub nawet w ogóle nie mają świadomości, że nie przestrzeganie przepisów w tym zakresie zagrożone jest karą grzywny.
Ordynacja podatkowa zobowiązuje każdego podatnika prowadzącego księgi podatkowe do przechowywania tych ksiąg oraz dokumentów z nimi związanych do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przedsiębiorca, który wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
W roku 2021 stawki grzywny kształtują się następująco:
- minimalna stawka dzienna – 93,33 zł – 1/30 płacy minimalnej (2800 zł / 30),
- maksymalna stawka dzienna – do 37.332 zł – minimalna stawka dzienna x 400 stawek.
Uwaga!
Brak właściwego przechowywania dokumentacji księgowej zagrożone jest karą grzywny od 22.399,20 zł do 8.959.680 zł.
Dlaczego przechowywanie dokumentów jest tak ważne?
Należyte przechowywanie dokumentów pozwala zapewnić autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Należy więc zabezpieczyć je przed możliwością wprowadzenia nieuprawnionych zmian, nieupoważnionym dostępem, a także uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W praktyce okres przechowywania dokumentów może wydłużyć się, jeśli bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który jest dla niego punktem odniesienia, ulegnie zawieszeniu lub przerwaniu.
Okresy przechowywania dokumentacji księgowej wynikają z różnych ustaw.
| Rodzaj dokumentu | Minimalny okres przechowywania | Jak liczyć? | Podstawa prawna |
| Księgi rachunkowe i dokumenty księgowe | 5 lat lub 6 lat | – od początku roku następującym po okresie obrotowym, które dotyczą dokumenty, – od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego (Ordynacja podatkowa) |
– art. 74 ustawy o rachunkowości, – art. 86 Ordynacji podatkowej; WAŻNE! W przypadku rozbieżności wytycznych, obowiązuje dłuższy czas przechowywania! |
| Podatkowa księga przychodów i rozchodów | 5 lat | od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego (Ordynacja podatkowa) | – art. 70 Ordynacji podatkowej |
| Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – dokumenty kasowe, paragony fiskalne | 5 lat | od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego (Ordynacja podatkowa) | – art. 70 Ordynacji podatkowej; WAŻNE! W przypadku stosowania urządzeń fiskalnych online – nie ma obowiązku przechowywania papierowych raportów dobowych i miesięcznych |
| Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki | przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych | okresy te zależne są od tego, kiedy został nawiązany stosunek pracy i wynoszą: 50 lat – dla pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń przed 31.12.2018 r. 10 lat – dla pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń po 31.12.2018 r. lub – gdy pracodawca złożył za osoby zatrudnione w okresie od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r. dokumenty do ZUS – umożliwiające skrócenie okresu przechowywania ich dokumentacji pracowniczej |
– art. 94 Kodeksu pracy, – art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, – art. 74 ustawy o rachunkowości |
| Dokumenty rozliczeniowe DRA, imienne raporty miesięczne oraz korekty deklaracji przekazane do ZUS
|
5 lat dla dokumentów przekazanych do ZUS po 1.01.2012 r.
10 lat dla dokumentów przekazanych do ZUS do 31.12.2011 r. |
– art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych | |
| Akta osobowe pracowników | 10 lat – aktualnie dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres 10 lat,
50 lat – dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1.01.2019 r. lub 10 lat – jeżeli został złożony raport informacyjny do ZUS |
licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł | – art. 7 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją |
| Dokumenty dotyczące inwentaryzacji | 5 lat
|
– art. 74 ustawy o rachunkowości, – art. 86 Ordynacji podatkowej |
|
| Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym | 5 lat | od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione | – art. 74 ustawy o rachunkowości |
| Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji | 1 rok | od daty upływu terminu rękojmi lub rozliczenia reklamacji | |
| Dokumentacja związana z projektami unijnymi, dotacjami | po zakończeniu projektu należy przechowywać pełną dokumentację przez okres wskazany w umowie dotacji | umowa | |
| Umowy | przechowujemy tak długo jak długo trwa umowa | umowa | |
| Zatwierdzone sprawozdania finansowe | 5 lat (zmiana wprowadzona 1.10.2019 r.) Przykład Sprawozdanie finansowe za rok 2020 r. zostało zatwierdzone do dnia 30 czerwca 2021 r. i następnie przekazane do archiwizacji, to należy je przechowywać przez co najmniej 5 lat licząc od początku 2022 r., to znaczy do początku 2027 r. |
od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie, czyli np. roczne sprawozdanie finansowe za rok 2020, zatwierdzone w roku 2021, musi być przechowywane nie krócej niż do końca grudnia 2026 r. | – art. 74 ustawy o rachunkowości |
| Dokumenty dokumentujące stratę podatkową | przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata | od roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający – nie ma znaczenia, czy strata zostanie rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych i wpłynie na zmniejszenie dochodu (podstawy opodatkowania) wskutek odliczenia jej od dochodu | – art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, – pismo z 10.02.2021 r. Szefa KAS DOP8.8013.3.2020 |