W treści umowy zlecenia powinien zostać określony sposób potwierdzania liczby godzin realizacji usług objętych umową, zaś samo potwierdzenie zleceniodawca powinien przechowywać przez okres 3 lat od dnia wymagalności płatności za zlecenie. Służyć to ma celom kontrolnym związanym z minimalną stawką godzinową. Przepisy nie narzucają przy tym żadnych ograniczeń odnośnie sposobu tworzenia tego potwierdzenia – może ale nie musi być prowadzone w formie szczegółowego zestawienia liczby godzin wykonywania zlecenia każdego dnia, może przybrać również formę łącznej informacji zawartej na samym rachunku (lub fakturze) za zrealizowane zlecenie o ilości godzin, przez które usługi były wykonywane.
Umowy zlecenia od początku 2017 r. objęte są stawką minimalną godzinową (w 2022 r. wynosi ona 19,70 zł). Nie dotyczy to wszystkich umów. Przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wskazują, że stawkę minimalną stosujemy do tych zleceniobiorców, którzy spełniają zawartą w niej definicję „przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi”. Część zleceń wykonywanych przez te osoby objęte jest również katalogiem wyłączeń spod obowiązku stosowania przepisów o stawce minimalnej (zawarty jest w art. 8d ustawy).
Nie jest objęte stawką minimalną np. zlecenie z przedsiębiorcą, który zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców albo zlecenie, przy którym zleceniobiorca ma swobodę wyboru miejsca i czasu jego realizacji oraz przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne.
Stawka minimalna
W zleceniach – a takich jest zdecydowana większość – które podlegają pod przepisy o stawce minimalnej, wynagrodzenie musi być ustalone w taki sposób, by za każdą godzinę realizacji usług objętych umową zleceniobiorca nie uzyskiwał kwoty niższej niż aktualna stawka wynagrodzenia godzinowego. Nie oznacza to, że w umowie należy określić wynagrodzenie godzinowe.
Przykład: W zleceniu dotyczącym wykonywania usług sprzątania,, która mają być realizowane przez okres 3 dni wynagrodzenie całościowe określono na kwotę 600 zł. Wynagrodzenie zostało określone prawidłowo, istotne jednak będzie to, przez ile czasu faktycznie zlecenie będzie wykonywane. Jeżeli byłoby np. wykonywane przez 9 godzin każdego dnia to średnio na godzinę byłaby to kwota 22,22 zł, czyli wyższa niż stawka godzinowa.
Już jednak realizacja zajęłaby 32 godziny to średnia stawka za godzinę wyniosłaby jedynie 18,75 zł. W takiej sytuacji wypłacone powinno zostać 630,40 zł (32 godz. x 19,70 zł).
Na tle tego przykładu warto zaznaczyć problem zapisów umów, w których nie dookreśla się szczegółów dotyczących realizowanych usług czy maksymalnego ich czasu (np. poprzez wskazanie, że łączny czas realizacji usług strony określają na 30 godzin i w razie konieczności wykonywania usług objętych umową dłużej zleceniobiorca obowiązany jest uzyskać wcześniejszą zgodę zleceniodawcy).
Aby ocenić prawidłowość wypłaconego wynagrodzenia na etapie kontroli zewnętrznej (PIP), ale również, by sam zleceniodawca mógł ocenić, czy wypłaca kwotę nie niższą niż stawka minimalna, konieczne jest posiadanie informacji o liczbie przepracowanych godzin. Stąd też istnieje obowiązek dookreślenia sposobu ich potwierdzania w treści umowy zlecenia.
Potwierdzenie liczby godzin
Strony w umowie zlecenia określić mają sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W przypadku, gdy umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza zleceniobiorcy w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.
Jeżeli w umowie nie określono sposobu ewidencjonowania godzin, albo gdy umowy nie zawarto na piśmie, w formie elektronicznej lub dokumentowej i zleceniodawca nie potwierdził ustaleń dotyczących dokumentowania przepracowanego czasu, zleceniobiorca przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.
Zdecydowanie najlepiej jest dookreślić sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia w samej umowie.
Ważne!
Określenie sposobu potwierdzania liczby godzin oraz samo potwierdzenie dotyczy wszystkich umów zlecenia, do których stosujemy przepisy o stawce minimalnej, niezależnie od wysokości określonego w nich wynagrodzenia.
Przykład: Zawieramy umowy zlecenia na stawki godzinowe 70-90 zł. Czy w takim przypadku również mamy wprowadzać zapisy o sposobie potwierdzania liczby godzin świadczenia usług – stawka przekracza przecież znacząco stawkę godzinową?
Przepisy nie zawierają w odniesieniu do tego obowiązku żadnych wyłączeń, a zatem również w tych przypadkach, w których wynagrodzenie w umowie jest dużo wyższe niż stawka minimalna konieczne jest dookreślenie sposobu potwierdzania liczby godzin świadczenia usług.
Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu w żaden sposób nie narzuca, ani nawet nie przybliża tego jak takie potwierdzenie ma wyglądać. W praktyce można zastosować wiele rozwiązań, np.:
- zestawienie tabelaryczne przepracowanych godzin w każdym dniu realizacji umowy – może być to szczególnie przydatne, gdy w umowie określono stawkę godzinową,
- oświadczenie zawierające samą ilość godzin wykonywania usług składane po wykonaniu zlecenia,
- jedynie zapis na rachunku lub fakturze wskazujący na ilość godzin realizacji usług.
Przykładowy zapis umowy: W związku z zakończeniem każdego miesiąca kalendarzowego realizacji umowy Zleceniobiorca wystawi rachunek, który przekaże Zleceniodawcy w terminie 7 dni od zakończenia miesiąca. Na rachunku Zleceniobiorca obowiązany jest do wskazania liczby godzin realizacji usług objętych umową w miesiącu, którego rachunek dotyczy.
Ważne!
Dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług (będzie to najczęściej umowa) oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług Zleceniodawca przechowywać ma przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie za zlecenie stało się wymagalne.
Potwierdzenie liczby godzin świadczenia usług obejmuje tylko sam czas wykonywania usług zgodnie z zawartą umową. Nie ma ono charakteru takiego jak ewidencja czasu pracy pracowników.
Podstawa prawna:
- art. 1, 8a-8e ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 2207 ze zm.)