Zwrot towaru lub reklamacja mogą mieć miejsce w każdej firmie. Ich częstotliwość będzie zależna od rodzaju działalności. Rzadziej taka sytuacja zdarzy się w firmie usługowej, ale w działalności handlowej to raczej standard.
Warto przeprowadzić audyt w działach obsługi klienta, czy punkcie sprzedaży, aby zweryfikować, czy prawidłowo gromadzona jest dokumentacja dla potrzeb obniżenia podatku na okoliczność reklamacji, czy zwrotu towaru.
Zwrotu towaru oraz uznanej reklamacji sprzedawca nie rejestruje za pomocą kasy fiskalnej. Ewidencji zwrotu towarów i reklamacji służy ewidencja zwrotów, czyli odrębna ewidencja prowadzona poza kasą fiskalną.
Ewidencja zwrotów? Co to takiego?
Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo zwrotem części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży ujmuje się w odrębnej ewidencji zwanej ewidencją zwrotów.
Ewidencję tę, co do zasady, prowadzi przedsiębiorca. Ewidencja korekt to nie jest jednak ewidencja prowadzona w programie księgowym w biurze rachunkowym. To ewidencja, którą można prowadzić np. elektronicznie w Excelu, czy w formie papierowej na specjalnie opracowanych formularzach.
Co powinna zawierać ewidencja zwrotów?
Brak jest urzędowego wzoru ewidencji zwrotów/ gotowego szablonu, którym podatnicy mogliby się posługiwać. Można, zatem ewidencję (jej szablon) opracować samodzielnie stosownie do potrzeb firmy. Niemniej, ewidencja powinna zawierać obowiązkowo dane wskazane przez ustawodawcę.
Dane, jakie musi zawierać ewidencja to:
- data sprzedaży;
- nazwa towaru lub usługi pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracana kwota (brutto) oraz odpowiadająca jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży UWAGA! Dokumentem tym jest paragon sprzedaży, który nabywca ma obowiązek zwrócić sprzedawcy;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Zwracamy Państwa uwagę na konieczność podpisania protokołu przez nabywcę, który chce zwrócić towar, czy występuje z reklamacją. Warto już na etapie sprzedaży lub wysyłki towarów przekazać Klientowi w formie mailowej czy dołączając do przesyłki – wzór takiego protokołu, ze wskazaniem, iż tylko ten dokument stanowi podstawę do rozpatrzenia reklamacji lub przyjęcia zwrotu.
Protokół nie ma formy określonej przepisami prawa, może być, zatem opracowany we własnym zakresie. Przykład protokołu jest dostępny tutaj >>
Warto formularz protokołu uzupełnić o informacje dotyczące sposobu i daty dokonania zwracanej kwoty. Jeśli dodatkowo dodane zostaną pola dotyczące wskazania przez Klienta numeru rachunku bankowego do zwrotu środków finansowych, to formularz posłuży nie tylko do celów podatkowych, ale będzie zawierał także praktyczne dane ważne dla sprzedawcy.
Ważne!
Korekta wartości sprzedaży jest możliwa, w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji, jeżeli sprzedawca dysponuje łącznie:
- paragonem zwróconym przez Klienta,
- protokołem zwrotu towaru/ reklamacji PODPISANYM przez nabywcę,
- ewidencją korekt.
Ewidencję korekt wraz z kompletem dokumentów: paragonami i protokołami należy przekazać do biura rachunkowego wraz z pozostałymi dokumentami księgowymi.
W przypadku zaś, gdy pierwotna sprzedaż była dokumentowana fakturą do paragonu komplet dokumentów powinien zawierać fakturę korygującą, protokół oraz ewidencję korekt.
Podstawa prawna:
- par. 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1625 ze zm.).