Zatrudnienie pracownika w firmie to bardzo odpowiedzialna decyzja, dlatego należy się do niej odpowiednio przygotować.
Przedstawimy kolejno najważniejsze etapy, które ułatwią Państwu przejść ten proces.
ETAP I
Jeśli znaleźli Państwo odpowiednią osobę należy sporządzić dokumentację kadrową:
1. W pierwszej kolejności należy pozyskać od przyszłego pracownika dane osobowe do sporządzenia dokumentacji kadrowej – do tego służy kwestionariusz osobowy dla pracownika – pobierz
2. Następnie musicie Państwo dopilnować, żeby kandydat na pracownika przed przystąpieniem do pracy wykonał badania lekarskie – w tym celu wystawiają Państwo kandydatowi skierowanie na badania lekarskie – pobierz
Koszty badań lekarskich zawsze pokrywa pracodawca, otrzymane zaświadczenie o zdolności podjęcia pracy przechowujemy w aktach osobowych w części B.
3. Następnie należy przygotować umowę o pracę – jeśli umowę o pracę przygotowuje biuro rachunkowe należy wypełnić i przekazać do niego druk zlecenia zatrudnienia pracownika – pobierz
4. Przed przystąpieniem do wykonywania pracy pracownik musi zostać przeszkolony z bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawcy nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy – wzór karty szkolenia wstępnego BHP – pobierz
Od tej ogólnej zasady istnieje jeden wyjątek – mianowicie szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku, gdy podejmuje on pracę na tym samym stanowisku, które już zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.
Ponadto pracodawca jest obowiązany:
- zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami bhp dotyczącymi wykonywanych przez nich prac oraz
- wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bhp na poszczególnych stanowiskach pracy.
Ustawowym obowiązkiem pracodawcy jest organizowanie szkoleń BHP dla pracowników – muszą się one odbywać w ich godzinach pracy oraz na koszt pracodawcy. Do szkoleń obowiązkowych należą:
- szkolenie wstępne organizowane przy zatrudnieniu nowego pracownika, zawierające podstawowe informacje na temat zasad BHP oraz z instruktarzu stanowiskowego,
- szkolenia okresowe.
W przypadku, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na prowadzenie spraw BHP w swojej firmie na własną rękę, musi pamiętać, że konieczne jest spełnienie warunków określonych w przepisach.
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek wyznaczenia pracownika odpowiedzialnego za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.
ETAP II
Na pracodawcy spoczywa obowiązek utworzenia i prowadzenia dokumentów każdego pracownika, czyli akt osobowych. Od 2019 r. powinny one się składać się z czterech części:
- część A – tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
- część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
- część C – w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
- część D – miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.
Kompletując dokumentacją pracowniczą, należy pozyskać od pracownika dodatkowe dokumenty i oświadczenia, m.in.:
- kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia,
- kopię dyplomu ukończenia ostatniej szkoły,
- oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodów, jeśli miejscowość zamieszkania pracownika jest inna niż siedziba pracodawcy – pobierz,
- informację o równym traktowaniu – pobierz,
- informację o warunkach zatrudnienia – pobierz,
- klauzulę do przetwarzania danych RODO – pobierz,
- oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich – pobierz,
- wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń – pobierz,
- PIT-2 – pobierz,
- oświadczenie o przekazywaniu wynagrodzenia gotówką lub na rachunek bankowy – pobierz,
Od 1 stycznia 2019 r. skrócił się czas przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Dotyczy to przede wszystkim pracowników, którzy rozpoczęli pracę od 2019 r. Ich dokumentację przechowują Państwo teraz przez skrócony okres 10 lat. Jest on liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
ETAP III
Zgłoszenie pracownika do ZUS w terminie 7 dni od podpisania umowy o pracę.
Z reguły tym etapem zajmuje się już Państwa biuro rachunkowe, natomiast muszą Państwo pamiętać, że 7 dni to bardzo mało, w związku z tym informację o zatrudnieniu pracownika należy przesyłać do swojego biura rachunkowego niezwłocznie, żeby umożliwić kadrom terminową realizację zgłoszenia.
Warto również wiedzieć, że brak dochowania terminu zgłoszenia pracownika do ZUS jest zagrożony karą nawet w wysokości 5000 zł.
UWAGA!!!
Pracodawca, który:
• nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
• nie przechowuje dokumentacji pracowniczej,
• pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
podlega karze grzywny od 1000 zł do 30.000 zł.
Podstawa prawna:
- rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27.07.2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny (Dz.U. Nr 180, poz. 1860),
- ustawa z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).