Inwentaryzacja to jeden z obowiązkowych etapów poprzedzających sporządzenie sprawozdania finansowego. Jej celem jest ustalenie realnego stanu środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa, a także zobowiązań na dany dzień.
W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację?
Wyróżnia się trzy metody inwentaryzacji:
- Spis z natury, czyli wycena spisanych ilości, porównanie wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic;
- Potwierdzenia sald, czyli otrzymanie od banków i uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic;
- Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników.
Kiedy przeprowadzić inwentaryzację prowadząc księgi rachunkowe?
Z reguły inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, jednak termin ten jest dotrzymany, jeśli inwentaryzacja rozpocznie się trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego roku. Należy jednak pamiętać, iż stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Ważne: Prace inwentaryzacyjne dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, mogą się już rozpocząć od 1 października 2022r. i trwać do 15 stycznia 2023 r.
Do składników aktywów, których inwentaryzację można przeprowadzić w terminie od 1 października danego roku obrotowego do 15 stycznia następnego roku, zalicza się przede wszystkim:
- rzeczowe aktywa obrotowe (materiały, towary, wyroby gotowe) objęte ewidencją bilansową, znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową,
- środki trwałe znajdujące się na terenie niestrzeżonym z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
- maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie niestrzeżonym,
- aktywa będące własnością innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania,
- należności inwentaryzowane drogą potwierdzenia salda.
Ważne: W przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów na inny dzień niż dzień bilansowy, ich stan ustala się na dzień bilansowy poprzez dopisanie i odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald – przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Jakie składniki majątku nie mogą być zinwentaryzowane wcześniej niż na ostatni dzień bilansowy?
Uproszczenia, dotyczącego terminu inwentaryzacji, nie można zastosować do:
- aktywów pieniężnych,
- papierów wartościowych,
- produktów w toku produkcji,
- materiałów, towarów i produktów gotowych odpisywanych w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia.
Inwentaryzację tych składników aktywów należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego.
Jak wyglądają kolejne kroki w przeprowadzaniu inwentaryzacji?
- Ustalenie stanu rzeczywistego składnika aktywów i pasywów jednostki według stanu na określony dzień,
- Porównanie stanu rzeczywistego z wielkością wynikającą z ksiąg rachunkowych,
- Ustalenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych,
- Doprowadzenie stanu wynikającego z ksiąg do zgodności ze stanem rzeczywistym i rozliczenie odpowiedzialnych osób
Podstawa prawna:
- art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 217 ze zm.)