Limit 15 tys. zł płatności gotówką został utrzymany do końca 2023 r. Zmiany zostaną wprowadzone dopiero od 1 stycznia 2024 r., kiedy to zaczną obowiązywać istotne ograniczenia.
15.000 zł – limit transakcji B2B
Ograniczenia w płatności gotówką zostały wprowadzone w 2017 r. Od tego czasu przedsiębiorcy w sposób bezgotówkowy muszą realizować transakcje o wartości powyżej 15 tys. zł. W obecnym stanie prawnym limit ten dotyczy transakcji B2B (zakup od innej firmy/ sprzedaż dla innej firmy). W sytuacji, gdy transakcja jest na kwotę wyższą niż wskazany limit – należy dokonać za pośrednictwem rachunku płatniczego.
Ważne: „Za pośrednictwem rachunku płatniczego” oznacza:
- przelew z/na rachunek bankowy,
- przelew z/na rachunek SKOK,
- oraz mechanizmy pośrednie, tj. płatność kartą, BLIKiem, czy poprzez platformy internetowe.
Ważne, aby przedsiębiorca dokonał płatności przez swój rachunek płatniczy.
Podchwytliwe 15 tys. zł
Limit 15 tys. zł nie dotyczy jednostkowej kwoty wynikającej z faktury. To limit dotyczący jednorazowej wartości transakcji. Realizując płatność, należy być wyczulonym, nie tylko na faktury o wartości powyżej 15 tys. zł, ale także na umowy, których wartość opiewa na kwoty powyżej 15 tys. zł.
Kluczowe jest tu sformułowanie – jednorazowa wartość transakcji. Jest to:
- cała wartość wierzytelności lub zobowiązań,
- wyrażona w pieniądzu,
- wynikająca z odpłatnej dostawy towaru lub odpłatnego świadczenia usług,
- określona w zawartej umowie.
Jednorazowa wartość transakcji, to wartość określona w umowie: jednostkowej (jednorazowej), terminowej, jak i bezterminowej.
Przykład: Przedsiębiorca X sprzedał na rzecz przedsiębiorcy Y samochód osobowy na kwotę 16 tys. zł netto. Przedsiębiorca X ma obowiązek przyjąć płatność, a Y dokonać zapłaty za pośrednictwem rachunku bankowego. Uregulowanie zapłaty gotówką będzie niezgodne z prawem.
Przykład: Przedsiębiorca X prowadzący firmę budowlaną podpisał umowę na remont budynku u przedsiębiorcy Y. Umowa została podpisana na kwotę 40 tys. zł netto, przy czym strony umówiły się, że prace będą oddawane etapami i zostaną wystawione cztery faktury każda po 10 tys. zł. Wartość transakcji (umowy) wynosi 40 tys. zł; jest wyższa niż 15 tys. zł – zatem, każda z faktur musi być przyjęta przelewem.
Obowiązek płatności bezgotówkowych dotyczy transakcji bez względu na to, w jakiej walucie strony umowy dokonują rozliczenia. Jeżeli rozliczenie jest w walucie obcej, wówczas wartość transakcji wyrażonej w walucie np. euro przelicza się na złote według kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Limit płatności 15 tys. zł dotyczy transakcji realizowanych zarówno z polskimi, jak i zagranicznymi kontrahentami.
Ważne: Sztuczny podział transakcji na płatności niższe niż 15 tys. zł jest niezgodny z ustawą Prawo przedsiębiorców i ma na celu uniknięcie obowiązku zrealizowania płatności bezgotówkowej. Sztuczne zawieranie kilku umów, celowe dzielenie jednej umowy na kilka jest niedozwolone. Jeżeli przedsiębiorca nie będzie umiał wskazać przyczyn, dla których zamiast jednej umowy z danym kontrahentem zawiera ich wiele, bądź będzie dzielił zamówienia w sposób celowy na części – wówczas działanie takie może być traktowane, jako mające na celu obejście przepisów ustawy.
Dotkliwe sankcje
Jeżeli przedsiębiorca transakcję, która powinna być uregulowana przelewem opłaci gotówką, wówczas faktura taka w ogóle nie będzie mogła być zaksięgowana jako koszt podatkowy.
Przykład: Przedsiębiorca X kupił w autokomisie Y samochód do firmy o wartości 17 tys. zł. Zapłacił gotówką od razu w momencie zakupu bezpośrednio do rąk Y. Wartość zakupionego samochodu pomimo tego, iż zakup jest związany z prowadzeniem firmy – w ogóle nie będzie mogła być zaksięgowana.
Brak limitu w transakcjach B2C
Zarówno aktualnie, jak i w 2023 r. nie obowiązują limity w transakcjach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi pozarolniczej działalności gospodarczej.
Przykład: Przedsiębiorca X kupił od Jana Kowalskiego na umowę kupna sprzedaży samochód osobowy na kwotę 30 tys. zł. Przedsiębiorca X ma prawo zapłacić sprzedawcy gotówką. Uregulowanie zapłaty gotówką będzie zgodne z prawem; w 2022 i 2023 r. nie obowiązują w tym zakresie żadne limity.
Ważne: W transakcjach B2C (zakup od/ dla osoby fizycznej nieprowadzącej pozarolniczej działalności) nie obowiązują żadne limity kwotowe. Niemniej, przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, od 1 stycznia 2022 r., muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki, przy użyciu instrumentu płatniczego, np. płatność kartą, BLIK-iem, itp.
Przepis prawa stanowi, iż przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych. Wyjątkowo, obowiązek ten nie dotyczy przedsiębiorców, którzy nie mają obowiązku stosowania kasy fiskalnej.
Przepływ informacji – kluczowy we współpracy z biurem rachunkowym
Celem prawidłowego zaksięgowania Państwa dokumentów i obliczenia podstawy opodatkowania, kluczowe jest, by realizując płatności za towary i usługi regulowali je Państwo z zachowaniem przepisów prawa. To zaś oznacza, że jeżeli zamiast płatności bezgotówkowej transakcja zostanie uregulowana gotówką z naruszeniem prawa – informację tę należy przekazać do księgowości. Wydatek uregulowany z naruszeniem prawa nie może być kosztem, co oznacza, iż nie podlega księgowaniu.
Podstawa prawna:
- art. 19 i 19a ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 162 ze zm.)
- art. 22p ustawy z 26 czerwca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1128 ze zm.)