Z punktu widzenia pracodawcy podpisanie umowy zlecenie ze studentem to same plusy:
- brak składek ZUS,
- brak zgłoszenia do ZUS,
- brak opodatkowania PIT (tu kluczowy jest nie status studenta a wiek do 26 roku życia).
Pracodawca jednak, musi zachować czujność, bo status studenta wygasa z datą złożenia egzaminu dyplomowego. A studenci właśnie bronią swoich prac licencjackich i magisterskich. Zleceniobiorca z tytułem licencjata lub magistra nie tylko powinien być zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS, ale i zawarta z nim umowa podlega w zasadzie pełnemu oskładkowaniu ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi. To także zasadnicze zmiany w wysokości wypłaty netto dla zleceniobiorcy i wysokości łącznego obciążenia finansowego pracodawcy.
Teoria kontra fakty
W teorii każdy zleceniobiorca, wypełniając kwestionariusz osobowy, składa własnoręczny podpis, zobowiązując się do poinformowania o każdej zmianie stanu faktycznego. Oznacza to, że co do zasady, każdy student po obronie pracy powinien poinformować o fakcie zakończenia studiów. Dla pracodawcy to ważny sygnał, iż zmienią się warunki zatrudnienia. Praktyka jednak bywa daleka od teorii i w wielu przypadkach pracodawca nie ma wiedzy o tym, iż stan faktyczny uległ diametralnej zmianie.
Ważne!
Warto zweryfikować status studenta wśród zatrudnianych zleceniobiorców.
Biorąc pod uwagę lawinę konsekwencji, jakie uruchamia utrata statusu studenta przez zleceniobiorcę, zalecamy weryfikację zawartych umów zlecenia w Państwa Firmach.
W dokumentacji każdego studenta powinna znajdować się ważna legitymacja studencka. Optymalnie byłoby, gdyby student dostarczył zaświadczenie z uczelni poświadczające fakt, iż jest studentem wraz ze wskazaniem daty do kiedy ten status mu przysługuje.
Wakacje są szczególnie newralgicznym czasem. Wielu studentów obroniło właśnie pracę licencjacką, ale zamierza podjąć studia magisterskie od października. To daje przekonanie, iż studentem jest się w zasadzie cały czas. Jest to jednak przekonanie błędne.
Rekomendujemy, by zweryfikowali Państwo, czy wśród zatrudnianych studentów są osoby, które obroniły pracę licencjacką lub magisterską. Jeśli tak, konieczna jest aktualizacja oświadczeń złożonych przez zleceniobiorcę i przekazanie tej informacji niezwłocznie do biura rachunkowego.
Kolejny krok to zgłoszenie zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz weryfikacja postanowień umowy tj. ustalenie, czy ustalona pierwotnie wysokość wynagrodzenia pozostanie na tym samym poziomie.
Co stanowi ustawa?
Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, zwanymi zleceniobiorcami – nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat.
Zleceniobiorca nie podlega obowiązkowi ubezpieczeniowemu, jeżeli łącznie spełnione są dwa warunki:
- nie ukończył 26 lat,
- posiada status ucznia lub studenta.
Narodowość oraz kraj, w którym odbywają się studia, nie mają znaczenia.
Zatem, status studenta ma tak osoba z zagranicy studiująca w Polsce, jak i polski obywatel studiujący za granicą. Bez znaczenia pozostaje także tryb studiów. To, czy nauka odbywa się w trybie dziennym czy zaocznym także nie wpływa na status studenta. Podobnie bez znaczenia jest fakt, czy studia odbywają się na uczelni prywatnej czy publicznej.
Status studenta – ważne jest od – do
Status studenta nabywa się z dniem przyjęcia w poczet studentów ( immatrykulacji). Status ten jest ważny do dnia, w którym:
- uczelnia skreśli studenta z listy studentów, bo np. zrezygnuje ze studiów,
- student złoży egzamin dyplomowy,
- student złoży ostatni wymagany planem studiów egzamin – jeśli studiuje na kierunku lekarskim, lekarsko-dentystycznym lub weterynarii,
- student zaliczy ostatnią przewidzianą w planach studiów praktykę – jeśli studiuje farmację.
Obrona pracy licencjackiej lub obrona pracy magisterskiej skutkują utratą statusu studenta.
Wprawdzie zgodnie z przepisami ustawy prawo o szkolnictwie wyższym, osoba, która ukończyła studia pierwszego stopnia, zachowuje prawa studenta do dnia 31 października roku, w którym ukończyła te studia, ale trzeba tu bardzo wyraźnie podkreślić, że czym innym jest status studenta, a czym innych zachowanie praw studenta.
Przykład: Pan Artur ma 24 lata. Jest zatrudniony na podstawie umowy zlecenia w firmie Alfa. Składając komplet dokumentów oświadczył, iż posiada status studenta, wobec czego zleceniodawca nie zgłosił Pana Artura do żadnych ubezpieczeń. Zleceniobiorca 10 lipca ukończył studia pierwszego stopnia. Od 1 października będzie kontynuował naukę na studiach magisterskich. W okresie od dnia następnego po dniu obrony pracy licencjackiej do dnia poprzedzającego dzień immatrykulacji na studia II stopnia, Pan Artur powinien być objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami: emerytalnym, rentowym, wypadkowym i zdrowotnym. Ubezpieczenie chorobowe jest dla niego dobrowolne – może się do niego zgłosić, ale nie ma takiego obowiązku.
Zleceniobiorca ma obowiązek poinformować swojego pracodawcę o fakcie złożenia egzaminu dyplomowego. Aby uniknąć nieprawidłowości w terminach zgłoszenia do ZUS, powinien dostarczyć zaświadczenie z uczelni w treści wskazują datę zakończenia studiów.
Podstawa prawna:
- art. 76 ust. 7, art. 109 ustawy z 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r, poz. 574 ze zm.)
- art. 6 ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1009 ze zm.)