Zmiana stawek diet i limitów noclegowych w podroży zagranicznej oraz wchodząca wkrótce w życie zmiana wysokości diety za podróże służbowe krajowe wprost wpływa na wszystkich pracodawców budżetowych oraz tych spoza państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej, którzy nie mają żadnych regulacji wewnętrznych dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowych. Jeżeli jednak pracodawca pozabudżetowy określił wewnętrznie wysokość tych świadczeń, to konieczna jest analiza tych regulacji w kontekście konieczności dokonania ewentualnych zmian.
Od 29 listopada 2022 r. nastąpiły zmiany treści rozporządzenia w zakresie diet i limitów noclegowych w podróżach służbowych poza obszarem kraju, zaś od 1 stycznia 2023 r. wzrośnie dieta za czas podróży służbowych krajowych (z obecnych 38 zł do 45 zł). Odnośnie wyjazdów zagranicznych zmiany objęły przede wszystkim wzrost diet oraz limitów noclegowych dla części państw (zawarte są w załączniku do rozporządzenia).
Zakres obowiązywania rozporządzenia
Przepisy rozporządzenia wprost obowiązują pracodawcę z państwowej lub samorządowej sfery budżetowej. Zmiana stawek od razu zaczęła (lub zacznie w przypadku diety krajowej i ryczałtów liczonych od diety, jak też limitu noclegowego) obwiązywać u tych pracodawców, niezależnie od treści ewentualnych zapisów w prawie wewnętrznym.
Znacząco inna jest sytuacja pracodawców spoza sfery budżetowej. Ta grupa pracodawców reguluje kwestie świadczeń związanych w podróżach służbowych w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania. Jeżeli pracodawcy nie są objęci układem zbiorowym pracy lub nie są zobowiązani do ustalenia regulaminu wynagradzania, określają to w indywidualnych umowach o pracę. Są związani wprost jedynie jedną zasadą – dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju nie może być określona w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Nie ma zaś żadnych ograniczeń bezpośrednich w kształtowaniu pozostałych świadczeń. Można zatem obniżyć ryczałty i obniżyć diety za czas podróży zagranicznej.
Ważne: Takie ograniczania można wysnuć z ogólnej zasady, zgodnie z którą pracownik powinien otrzymać zwrot poniesionych wydatków w związku z podróżą. Nie można np. ustalić, że pracownik, któremu pracodawca zlecił wyjazd służbowy otrzyma jedynie 50 proc. zwrotów wydatków na noclegi czy przejazdy. Możliwe jest jednak ustalenie np. ryczałtów noclegowych na niższym poziomie niż wskazany w rozporządzeniu.
Pewnym pośrednim ograniczeniem są także przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe, zgodnie z którymi wolne od odpowiednio podatku lub składek są świadczenia naliczone według rozporządzenia i do wysokości z niego wynikającej. Nie oznacza to, że pracodawca pozabudżetowy nie może np. przyjąć 100 zł diety za podróże krajowe. Będzie to jedynie skutkowało tym, że różnica pomiędzy dietą z rozporządzenia a tą kwotą będzie opodatkowana i oskładkowana.
Brak przepisów wewnętrznych
Dopiero wówczas, gdy pracodawca spoza sfery budżetowej nie ma wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowych, stosuje zasady wynikające z rozporządzenia. Sprawa jest wówczas jasna – od 29 listopada stosowane są nowe stawki w podróżach zagranicznych, a od 1 stycznia 2023 r. – w podróżach krajowych. Zmiana rozporządzenia w pełni od razu obejmie tych pracodawców, którzy nie określili wewnętrznie stawek.
Niekiedy pojawiają się postanowienia szczątkowe (obejmujące np. tylko diety i limity noclegowe w wyjazdach zagranicznych) i wówczas w pozostałym zakresie obowiązują zasady i stawki wynikające z rozporządzenia. Rzadziej wprowadzane są całościowe uregulowania wewnętrzne.
Przykład: W regulaminie wynagradzania zapisano, iż dieta za czas podróży zagranicznej wynosi 25 euro za dobę podróży, niezależnie od państwa docelowego. Zapis taki jest dopuszczalny. Przy braku jakichkolwiek dalszych odniesień do tego w regulaminie, w całym pozostałym zakresie stosowane jest rozporządzenie (zakres świadczeń, sposób naliczania świadczeń, wysokości wszystkich świadczeń innych niż dieta w podróży zagranicznej).
Konieczna zmiana przepisów wewnętrznych
Konieczność dokonania zmian dotyczyć będzie tych przypadków, w których np. regulamin wynagradzania wskazuje kwotowo dietę za podróż krajową równą obecnej stawce diety z rozporządzenia. Pracodawca powinien przygotować wówczas zmianę treści regulaminu, uzgodnić ją z organizacjami związkowymi (jeżeli takie działają), podać do wiadomości pracowników. Zmiana wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania do wiadomości pracowników. Można również wskazać, że będzie obowiązywała od późniejszej daty (1 stycznia 2023 r.). Warto przy okazji zastanowić się, czy zmieniając regulamin nie usunąć zapisów dotyczących diety za czas podróży krajowej lub nie zawrzeć odesłania w tym zakresie do rozporządzenia – i tak kwota nie może być niższa, a jakakolwiek ewentualna przyszła zmiana stawki przez prawodawcę nie będzie wymuszała zmiany regulaminu.
Ważne: Jeżeli nie zostałaby zmieniona stawka diety i 1 stycznia 2023 r. regulamin nadal wskazywałby na 38 zł, to w miejsce tej stawki stosowane byłaby kwota 45 zł. Postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych.
Zmiany niekonieczne
Zawarte są w prawie wewnętrznym regulacje odnoszące się do świadczeń za czas podróży służbowych, najczęściej odnoszą się do stawek innych świadczeń niż dieta krajowa. Ich dolna granica nie jest wyznaczona przepisami art. 77(5) kodeksu pracy (poza wskazanym wyżej ograniczeniem dotyczącym diety za czas podroży zagranicznej). Wróćmy do wcześniejszego przykładu z dietą zagraniczną w wysokości 25 euro, regulacja ta nadal obowiązuje po zmianie stawek zawartych w rozporządzeniu. Zmiana stawek diety w rozporządzenie nie wpłynie w żaden sposób na ważność tego zapisu – nadal jest on zgodny z zasadą, że dieta nie może być niższa niż dieta za czas podróży na terenie kraju.
Przykład: W regulaminie wynagradzania wskazano kwotowo wysokość ryczałtu za nocleg w trakcie podróży na terenie kraju (57 zł). Zgodnie z przepisami rozporządzenia ryczałt wynosi 150 proc. diety.
Zmiana wysokości diety (na 45 zł) nie wpłynie na podwyższenie tego ryczałtu wynikającego z regulaminu – jest wyrażony kwotowo, zaś ograniczenie stosowania niższych świadczeń niż w rozporządzeniu dotyczy tylko diety za czas delegacji krajowej. Inne ryczałty za delegacje krajową mogą być ukształtowane na poziomie niższym. To, że w oparciu o przepisy rozporządzenia od 1 stycznia 2023 r. obowiązywać będzie wyższy ryczałt noclegowy (150 proc. diety), nie oznacza, że pracodawca będzie musiał go stosować. Związany będzie dotychczasowym zapisem regulaminu, który może dowolnie (nie obowiązkowo) zmienić.
Podstawa prawna:
- art. 77(5) ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm.)
- rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowe (Dz. U. z 2022 r. , poz. 2302)
- rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167)