Chociaż zgodnie z pierwotnymi założeniami obowiązkowe e-doręczenia dla części podmiotów miały wejść w życie 10 grudnia 2023 r., to jednak 23 listopada został opublikowany komunikat ministra cyfryzacji z 22 listopada 2023 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego doręczenia w ruchu transgranicznym. Komunikat ten zmienia termin obowiązkowego wejścia w życie e-doręczeń dla niektórych podmiotów, dotychczas określony na 10 grudnia – aktualnie nowy termin to 30 grudnia 2023 r.
E-doręczenia – podstawowa zasada
E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru i równoznaczny mu. Każdy podmiot korzystający z e-doręczeń będzie posiadał adres do doręczeń elektronicznych składający się z ciągu znaków, który będzie nadawany indywidualnie. Adres ten będzie jawny – widoczny będzie zarówno w Krajowym Rejestrze Sądowym, jak i w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W przypadku osób nieposiadających adresów dostępna będzie usługa hybrydowa (elektroniczno-papierowa) polegająca na tym, że urząd będzie wysyłać dokument elektronicznie, ten zaś będzie trafiał na pocztę, gdzie będzie drukowany i wysyłany do adresata.
Terminy wprowadzenia e-doręczeń
Każdy podmiot powinien indywidualnie przeanalizować, od kiedy powstanie u niego obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych, by móc odpowiednio wcześniej się do tego przygotować i wdrożyć odpowiednie sposoby zarządzania komunikacją elektroniczną z podmiotami publicznymi. I tak, terminy obowiązkowego wdrożenia e-doręczeń kształtują się – zgodnie z nowym komunikatem ministra cyfryzacji – następująco:
- osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusz) – obowiązkowe korzystanie z e-doręczeń zostało określone na dzień 30 grudnia 2023 r.;
- podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego od 30 grudnia 2023 r. – obowiązkowe korzystanie z e-doręczeń określone na dzień 30 grudnia 2023 r.;
- podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed 30 grudnia 2023 r. – obowiązek korzystania z e-doręczeń powstanie u nich z dniem 30 marca 2024 r.;
- podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej po 31 grudnia 2023 r. – obowiązek korzystania z e-doręczeń powstanie u nich z dniem 1 stycznia 2024 r.;
- podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do 31 stycznia 2023 r., jeśli zmienią coś we wpisie w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. – obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych powstaje u takich podmiotów z dniem 1 stycznia 2024 r.;
- podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przed 31 grudnia 2023 r., jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. – obowiązek korzystania z e-doręczeń powstanie u nich z dniem 1 października 2026 r.
W przypadku analizy terminów obowiązkowego wdrożenia e-doręczeń wśród podmiotów prywatnych warto wspomnieć dodatkowo o podmiotach publicznych, które będą zobowiązane do wysyłania korespondencji za pomocą e-doręczeń – jest to o tyle istotne, gdyż podmioty niepubliczne muszą mieć świadomość terminów, od których organy administracji rządowej oraz samorządowej, a także sądy będą zobowiązane do korzystania z doręczeń elektronicznych. I tak, większość podmiotów publicznych, jak organy administracji rządowej, ZUS czy jednostki samorządu terytorialnego (w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego) będą miały obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych od 30 grudnia 2023 r. Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna, podobnie jak jednostki samorządu terytorialnego w zakresie publicznej usługi hybrydowej, będą miały obowiązek posługiwania się doręczeniami elektronicznymi od 1 października 2029 r.
Nie jest wykluczone, że najbliższy termin, kiedy to dla części podmiotów powstanie obowiązek korzystania z e-doręczeń, ponownie zostanie przesunięty – Minister cyfryzacji zapowiadał, że trwają prace nad przesunięciem go o rok – na 1 stycznia 2025 r. Jednak nie warto odkładać wdrożenia e-doręczeń na ostatnią chwilę, z nadzieją na ich dalsze przesuwanie. Jak w przypadku każdych zmian i nowości, mogą pojawić się problemy – również te natury technicznej. Dlatego warto jest wcześniej przeanalizować systemy, założyć skrzynki i potestować ich funkcjonalności, by później gładko wejść w nowe obowiązki.
Podstawa prawna:
- komunikat ministra cyfryzacji z 22 listopada 2023 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych (…) (Dz.U. 2023, poz. 2540)
- art. 151-152 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jedn. Dz.U. 2023 r., poz. 285 ze zm.)